Tin tức công nghệ
Synology Office là gì? Giải pháp thay thế Microsoft Office
Th11
Synology Office là gì? Có thể thay thế Microsoft Office không?
Synology Office là bộ ứng dụng văn phòng chạy trên NAS Synology, hỗ trợ tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình ngay trên trình duyệt. Khi kết hợp với Synology Drive, doanh nghiệp có thể lưu trữ tập trung, chia sẻ tệp và cộng tác trên cùng một nền tảng do mình quản lý.
Vậy Synology Office có miễn phí không? Có thể thay thế Microsoft Office trong công việc hằng ngày không? Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ tính năng, chi phí và những trường hợp phù hợp trước khi triển khai.
Synology Office là gì?
Synology Office là bộ công cụ cộng tác trực tuyến được cài đặt trên NAS Synology tương thích. Bộ ứng dụng chính gồm:
- Synology Documents: Soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu.
- Synology Spreadsheets: Tạo bảng tính, sử dụng công thức và biểu đồ.
- Synology Slides: Tạo và chỉnh sửa bài thuyết trình.
Các thành viên có thể mở tệp trên cổng web, cùng chỉnh sửa, bình luận hoặc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp. Synology Office lưu tệp trong Synology Drive, vì vậy NAS vừa là nơi lưu trữ, vừa là nền tảng truy cập và quản lý tệp. Synology cho biết ứng dụng không yêu cầu giấy phép bản quyền trên các mẫu NAS tương thích. Synology Inc.
Synology Office và Synology Drive khác nhau thế nào?
Hai tên gọi này thường được nhắc cùng nhau nhưng đảm nhiệm những vai trò khác nhau:
| Ứng dụng | Vai trò chính |
|---|---|
| Synology Drive | Lưu trữ, đồng bộ, sắp xếp và chia sẻ tệp |
| Synology Office | Tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bài trình chiếu |
| NAS Synology | Thiết bị lưu trữ và chạy các ứng dụng trên |
Có thể hiểu đơn giản: Synology Drive quản lý tệp, còn Synology Office là bộ công cụ để làm việc với một số loại tệp văn phòng ngay trên hệ thống đó.
[Chèn sơ đồ NAS và luồng cộng tác đã tạo ở trên]
Chú thích ảnh: Nhân viên truy cập tài liệu trên NAS; doanh nghiệp nên cấu hình thêm điểm sao lưu riêng.
Synology Office có những tính năng nào?
Cùng chỉnh sửa tài liệu
Nhiều người dùng có thể làm việc trên cùng một tài liệu, bảng tính hoặc bài trình chiếu. Tính năng bình luận và nhắc tên đồng nghiệp giúp nhóm trao đổi ngay trong quá trình xử lý công việc thay vì gửi qua lại nhiều bản tệp.
Chia sẻ và quản lý quyền truy cập
Quản trị viên có thể thiết lập quyền truy cập cho người dùng hoặc nhóm người dùng. Tệp có thể được chia sẻ bằng liên kết; tùy chọn bảo vệ và thời hạn của liên kết cần được cấu hình theo nhu cầu và chính sách bảo mật của doanh nghiệp.
Theo dõi lịch sử chỉnh sửa
Lịch sử phiên bản giúp người dùng xem lại thay đổi và khôi phục phiên bản trước khi cần. Đây là tính năng hữu ích khi nhiều thành viên cùng cập nhật một tệp hoặc khi cần rà soát nội dung đã chỉnh sửa. Synology cũng nêu các tính năng phân quyền, mã hóa và lịch sử phiên bản trên trang giới thiệu sản phẩm. Synology Inc.
Làm việc với định dạng tệp phổ biến
Synology Office hỗ trợ nhập và xuất một số định dạng quen thuộc, gồm DOCX, XLSX và PPTX. Tuy nhiên, Synology lưu ý việc chuyển đổi chỉ áp dụng được với những định dạng và tính năng mà Office hỗ trợ. Vì vậy, các tệp có bố cục phức tạp hoặc tính năng đặc thù nên được kiểm tra sau khi chuyển đổi. Synology Inc.
Synology Office có miễn phí không?
Synology Office không yêu cầu mua giấy phép bản quyền riêng, nhưng để sử dụng cần có NAS Synology tương thích và cài đặt các gói cần thiết. Tổng chi phí triển khai vẫn có thể bao gồm NAS, ổ cứng, thiết bị mạng, cấu hình truy cập từ xa, sao lưu và công quản trị.
Đây là điểm cần phân biệt với nhận định “toàn bộ Synology Office Suite đều miễn phí”. Các ứng dụng khác có thể có điều kiện sử dụng riêng. Chẳng hạn, MailPlus Server mặc định đi kèm 5 giấy phép email miễn phí; doanh nghiệp cần nhiều tài khoản hơn có thể phải mua thêm giấy phép. Based on version 4.0
Synology Office có thay thế được Microsoft Office không?
Câu trả lời phụ thuộc vào cách doanh nghiệp sử dụng bộ Office hiện tại.
Synology Office có thể đáp ứng tốt các công việc văn phòng phổ biến như soạn tài liệu nội bộ, lập bảng tính cơ bản, chuẩn bị bài trình chiếu và cộng tác trên tệp dùng chung. Doanh nghiệp cũng có thể xuất tài liệu sang một số định dạng Microsoft Office phổ biến để trao đổi với đối tác.
Tuy nhiên, không nên mặc định rằng mọi tệp Microsoft Office sẽ giữ nguyên hoàn toàn sau khi nhập hoặc chuyển đổi. Nếu công việc phụ thuộc vào macro, mẫu biểu phức tạp, định dạng đặc biệt, tính năng nâng cao hoặc quy trình chuyên biệt trong Microsoft 365, cần thử nghiệm thực tế trước khi chuyển đổi.
Synology Office phù hợp khi doanh nghiệp muốn lưu trữ tài liệu tập trung, cộng tác trên tệp phổ thông và giảm phụ thuộc vào các dịch vụ lưu trữ bên ngoài.
Microsoft Office hoặc Microsoft 365 vẫn có thể cần thiết khi nhân viên sử dụng nhiều tính năng chuyên sâu, tài liệu có yêu cầu định dạng nghiêm ngặt hoặc tổ chức phụ thuộc vào các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft.
Ưu điểm và điểm cần cân nhắc
Ưu điểm
- Dữ liệu văn phòng được lưu trữ trên NAS do doanh nghiệp quản lý.
- Có thể cộng tác và chia sẻ tài liệu trong cùng hệ thống.
- Không phải trả phí bản quyền Synology Office riêng trên NAS tương thích.
- Kết hợp được với các công cụ quản lý, đồng bộ và sao lưu của Synology.
- Có thể truy cập qua trình duyệt và ứng dụng Synology Drive trên thiết bị di động.
Điểm cần cân nhắc
- Phải chọn đúng mẫu NAS và kiểm tra khả năng hỗ trợ ứng dụng, số người dùng cùng lúc.
- Trải nghiệm truy cập từ xa phụ thuộc vào cấu hình mạng, bảo mật và kết nối Internet.
- Khả năng tương thích tệp không đồng nghĩa với việc mọi tính năng Microsoft Office đều được giữ nguyên.
- NAS không tự động thay thế một kế hoạch sao lưu độc lập. RAID giúp tăng khả năng hoạt động khi có sự cố ổ đĩa, nhưng không bảo vệ dữ liệu trước mọi tình huống như xóa nhầm, mã độc, hỏng thiết bị hoặc sự cố tại địa điểm lưu trữ.
Doanh nghiệp nào nên cân nhắc Synology Office?
Synology Office phù hợp để xem xét trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần nơi lưu trữ tài liệu dùng chung.
- Nhóm dự án cần cùng cập nhật bảng tính, tài liệu hoặc bài trình chiếu.
- Đơn vị muốn quản lý quyền truy cập và lưu tệp trên hạ tầng của mình.
- Văn phòng đã sử dụng NAS Synology tương thích và muốn khai thác thêm khả năng cộng tác.
Trước khi triển khai rộng, doanh nghiệp nên thử trên một nhóm nhỏ với các mẫu tài liệu thực tế. Hãy kiểm tra định dạng, quyền truy cập, khả năng phục hồi phiên bản, tốc độ truy cập và quy trình sao lưu.
Cách bắt đầu sử dụng Synology Office
Quy trình cơ bản gồm các bước:
- Kiểm tra mẫu NAS có hỗ trợ các gói Synology cần dùng hay không.
- Cài đặt Synology Drive Server và Synology Office trong Package Center.
- Tạo tài khoản, nhóm người dùng và phân quyền thư mục.
- Nhập một số tệp mẫu để kiểm tra định dạng và tính năng.
- Cấu hình sao lưu riêng, kiểm tra khả năng khôi phục dữ liệu.
- Hướng dẫn nhân viên sử dụng và mở rộng sau khi chạy thử ổn định.
Số lượng người dùng được hỗ trợ có thể khác nhau theo từng mẫu NAS, vì vậy cần xem thông số phần mềm của đúng model trước khi mua hoặc triển khai. Synology Inc.
Kết luận
Synology Office là giải pháp cộng tác văn phòng trên NAS, gồm công cụ làm tài liệu, bảng tính và trình chiếu. Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp có thể quản lý tệp tập trung trên hệ thống của mình mà không cần mua giấy phép Synology Office riêng.
Giải pháp này có thể thay thế một phần công việc văn phòng phổ thông, nhưng không nên xem là phương án thay thế hoàn toàn Microsoft Office trước khi kiểm tra các tệp và tính năng đang sử dụng. Doanh nghiệp nên chọn NAS phù hợp, thử nghiệm trên dữ liệu thực tế và xây dựng kế hoạch sao lưu độc lập trước khi đưa vào vận hành.
HTJ Việt Nam hiện có danh mục thiết bị lưu trữ và NAS Synology. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các dòng ổ cứng WD Red Plus dành cho hệ thống NAS để lựa chọn cấu hình lưu trữ phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Synology Office có cần mua giấy phép không?
Synology Office không yêu cầu giấy phép bản quyền riêng trên các mẫu NAS tương thích. Người dùng vẫn cần NAS và ổ cứng để triển khai hệ thống.
Synology Office có mở được file Word, Excel và PowerPoint không?
Synology Office hỗ trợ nhập và xuất nhiều định dạng phổ biến như DOCX, XLSX và PPTX. Một số nội dung hoặc tính năng đặc thù có thể không chuyển đổi hoàn toàn, nên cần kiểm tra tệp sau khi nhập.
Synology Office có dùng được khi không có NAS Synology không?
Synology Office được thiết kế để hoạt động trong hệ sinh thái NAS Synology tương thích. Cần kiểm tra model NAS và khả năng hỗ trợ gói ứng dụng trước khi sử dụng.
Synology Office có phải là Microsoft Office miễn phí không?
Không. Đây là bộ ứng dụng riêng của Synology, có một số chức năng tương tự cho công việc văn phòng và cộng tác. Mức độ phù hợp thay thế Microsoft Office phụ thuộc vào tính năng, định dạng và quy trình cụ thể của doanh nghiệp.
Dùng NAS có đồng nghĩa dữ liệu đã được sao lưu an toàn không?
Không. NAS giúp tập trung dữ liệu, nhưng doanh nghiệp vẫn nên có bản sao lưu riêng, kiểm tra khả năng khôi phục và bảo vệ tài khoản, mạng truy cập.
Synology MailPlus có miễn phí không?
MailPlus Server đi kèm 5 giấy phép email miễn phí theo tài liệu Synology. Nhu cầu vượt quá số lượng này có thể cần mua thêm giấy phép.